Coördinerende rol

De beheerder heeft in de WSK een coördinerende rol. Kort gezegd houdt deze zich vooral bezig met afstemmen, coördineren en afspraken maken met alle groepen die gebruik maken van de WSK (kerkelijke gebruikers en huurders) of diensten levert (zoals het schoonmaakbedrijf, de aannemer, de klussenploeg etc.).

Geen uitvoerende rol

De beheerder maakt in principe niet zelf schoon, regelt niet de koffie en ruimt niet de keuken op. De redenen hiervoor zijn de vele activiteiten in de WSK. Elke dag van de week, overdag en ’s avonds. Ook in de weekenden. De rol van beheerder is een parttimefunctie (0,5 fte) en daarom moeten er keuzes gemaakt worden wat er binnen die beschikbare tijd moet en kan gebeuren.

Dat betekent dat er veel eigen verantwoordelijkheid ligt bij de groepen die gebruik maken van de WSK; die groepen moeten zelfredzaam zijn en hun eigen zaken regelen. Zie hiervoor ook het Algemeen protocol.

Takenlijst

De beheerder besteedt m.n. tijd aan de volgende zaken:

• Het maken en opvolgen van afspraken met de verschillende kerkelijke groepen over het gebruik van ruimtes en middelen
• Het maken en opvolgen van (contractuele) afspraken met de commerciële huurders over het gebruik van ruimtes en middelen
• Het oplossen van probleemsituaties die zich mogelijk voordoen rond gebruik van ruimtes en middelen
• Het regelen van catering, ondersteuning rond beeld en geluid etc als dat wenselijk is
• Het factureren van geleverde faciliteiten en diensten als dat is overeengekomen
• Het agenda beheer van alle ruimtes van de WSK
• Het coördineren van gastvrouwen en gastheren
• Het afstemmen van activiteiten met interne groepen als kosters, beeld & geluid en koffiedienst
• Het coördineren en organiseren van leveranciers met servicecontracten ten aanzien van zaken als schoonmaak (dagelijks/wekelijks), koffiemachine, liften, klok etc.
• Het coördineren en organiseren van (incidenteel) onderhoud (binnen en buiten) door de klussenploeg en externe bedrijven
• Het regelen van de inkoop van dagelijkse producten zoals koffie, thee etc.
• Financiële administratie, sleutelbeheer en BHV

Met het toenemen van het gebruik van de WSK levert dit al meer werk op dan eigenlijk in de beschikbare uren past. Het is daarom van groot belang dat we ons allemaal aan de regels en afspraken houden (zie Algemeen Protocol) en onze verantwoordelijkheid nemen om het gebruik van de WSK zo soepel mogelijk te laten verlopen. Met begrip en aandacht voor elkaar gaat dat zeker lukken.